L'expérience d'une bénévole

Le CPU souhaite garder des liens avec ses anciens étudiants (au nombre de plus de 5000!) pour savoir ce qu'ils sont devenus et pour son propre développement.
Mais les adresses se perdent...Une bénévole nous indique comment elle s'y prend pour entretenir des liens avec ses étudiants.

Cette année, j'ai repris très facilement contact par emails et par téléphone avec beaucoup d'étudiant(e)s de mon groupe de conversation française.

Voici mes observations et ma méthode - établie sur trois années consécutives - pour d'abord établir le contact et plus tard retrouver les anciens :

Les n° de téléphone changent peu, les emails changent souvent car ils sont souvent liés au lieu d'études .

Certains étudiants utilisent une adresse email pour la France et une autre pour leur pays d'origine. Il est utile d'avoir les deux pour une relation amicale à long terme.

Dans mon répertoire téléphonique, j'ai fait précéder leur nom de " ET "(étudiant) pour regrouper les noms; j'ai également fait des groupes par année pour mes contacts emails.

Quand j'accueille un nouvel étudiant dans le groupe....

1°/J'ai préparé des cartes de visite (les miennes sont détachables, sur papier) avec mon nom ,mon prénom ,mon adresse, mes numéros de téléphone et mon email.

Chaque nouvel arrivant dans le groupe reçoit cette carte de visite (j'en ai toujours dans mon classeur CPU).

2°/Au fur et à mesure des arrivées dans le groupe, sur une même page - par année - à chaque étudiant, je fais remplir le questionnaire suivant :

1-nom   2-prénom   3-N° de tel   4-email   5-pays+ville d'origine   6-études poursuivies en France   7-date de naissance   8-loisirs   9-entoure : je prépare A1 -A2 -B1- B2 -aucun examen . 10 -Es- tu sur Face book ? OUI- NON .

(Cet écrit a aussi l'avantage de m' aider, dès le début de notre relation, à ne pas confondre le nom et le prénom, ce qui est parfois difficile ...).

Sur la première sur la page, et pour donner l'exemple, j'ai rempli moi-même le questionnaire, ce qui est une façon de me présenter.

Je pense en effet que pour établir puis renforcer une relation amicale, il est utile d'avoir les uns et les autres un minimum de renseignements, et de regarder et garder ces documents -

Je m'assure très rapidement que les renseignements sont transcrits correctement (en téléphonant, en envoyant un email) ,car quelquefois je fais des erreurs de lecture dues aux différences d'écritures.

3°/ Plus tard, quand il y a un feeling particulier entre l'étudiant (e) et moi, j'ai un cahier sur lequel je lui demande s'il (elle) peut m'écrire -dans sa langue-une adresse où j'aurais des chances de le (la) recontacter ....Si un jour j'écris, je photocopierai cette adresse .

J'ai eu cette idée parce que je n'ai pas réussi à retrouver l'un d'entre eux, retourné chez lui à Taïwan: je disposais de l' adresse de ses parents ...mais cette adresse n'était pas écrite en taïwanais ni en mandarin .Et nous n'avions pas pensé que les facteurs du bout du monde ne comprennent pas forcément l'écriture employée en Europe ! .